Requerimientos funcionales del sistema de gestión empresarial (ERP) y gestión de proyecto construcción



1. Objetivo

Disponer de un sistema de gestión empresarial integrado (ERP) que permita centralizar la información económica y administrativa, automatizar procesos y mejorar el control financiero y la rentabilidad de los proyectos.

La implantación se plantea de manera progresiva, priorizando inicialmente las funcionalidades de gestión económica, facturación, tesorería y control de proyectos, con posibilidad de incorporar nuevos módulos en fases posteriores.



2. Funcionalidades prioritarias (innegociable)



2.1. Contabilidad y facturas de proveedores

• Recepción, lectura y registro automático de facturas mediante OCR y/o inteligencia artificial.

• Clasificación e imputación de gastos por proyecto y concepto.

• Gestión de formas de pago, vencimientos y estados de las facturas (pendiente, parcialmente pagada o pagada).

• Gestión de facturas en diferentes divisas, con conversión automática o manual a euros.

• Control de anticipos, abonos y facturas rectificativas.

• Detección de facturas duplicadas y generación de alertas de vencimiento y pagos pendientes.



2.2. Facturación y cobros de clientes

• Emisión de facturas proforma y facturas electrónicas, en diferentes idiomas y divisas.

• Facturación por hitos, certificaciones y mediciones, adaptada a las particularidades del sector de la construcción.

• Gestión de anticipos, retenciones y garantías.

• Seguimiento de cobros pendientes y vencimientos.

• Previsión de facturación futura a partir de las órdenes de compra de los clientes.

• Gestión de modificaciones contractuales y trabajos adicionales de obra.



2.3. Bancos y tesorería

• Integración con entidades bancarias y conciliación de movimientos automática y manual.

• Programación y seguimiento de los pagos.

• Previsiones de tesorería y flujos de caja (cash flow).

• Control de operaciones de confirming, líneas de crédito, avales y costes financieros.



2.4. Control económico y rentabilidad por proyecto

El sistema tiene que proporcionar una visión económica individualizada de cada proyecto, incluyendo:

• Seguimiento del presupuesto inicial respecto de los costes reales.

• Imputación de facturas, costes de personal, materiales, logística y otros gastos.

• Cálculo y seguimiento de márgenes, rentabilidad e indicadores económicos (KPI).

• Identificación de desviaciones presupuestarias.

• Comparativas económicas entre proyectos.



2.5. Informes, cuadros de mando e integraciones

De manera transversal, se requiere:

• Disponibilidad de informes y cuadros de mando de las principales áreas de gestión.

• Exportación de datos para elaborar informes y hacer análisis complementarios.

• Posibilidad de automatizar el envío de información contable a la asesoría externa, sujeto en un análisis de viabilidad.



2.6 Integración de gastos y tarjetas (pendiente de valoración)

Se valorará positivamente la posibilidad de integrar la aplicación actual OK Ticket (antes de utilizar las funcionalidades equivalentes del ERP) para gestionar:

• Importación de gastos por persona, tarjeta y proyecto.

• Conciliación con movimientos de tarjetas.

• Gestión de justificantes, dietas, viajes y anticipos.

• Gastos en diferentes divisas.



3. Funcionalidades valoradas positivamente



• Creación y gestión de presupuestos de proyectos y obras.

• Gestión de pedidos, materiales y seguimiento de proveedores.

• Planificación logística, gestión de envíos y consulta de información histórica sobre restricciones por mercado.

• Gestión del personal e integración con sistemas de registro de jornada.

• Imputación y seguimiento de los costes salariales de personal de obra y oficina.

• Control de la documentación y de los requisitos de acceso del personal a las obras.

• Control de presencia y elaboración de informes directamente desde la obra.

• Gestión documental, contratos y garantías de los proyectos.



Importante: La conexión se realizará con las tres primeras empresas que muestren interés y tengan firmadas las tarifas del servicio "Secartys Conecta", aunque la oportunidad se mantendrá abierta hasta el lunes 26 de octubre, por si la empresa deseara recibir más propuestas.