Requerimientos funcionales



Funcionalidades solicitadas



Seguimiento de clientes y proveedores



Registrar contactos, asuntos pendientes y próximas acciones. Generar recordatorios para llamadas, presupuestos, compras o solicitudes pendientes.



Avisos por temporalidad de compra



Permitir definir fechas o frecuencias habituales de compra y generar avisos para contactar con el cliente. Valorar posteriormente el análisis del histórico disponible para sugerir oportunidades, con revisión del responsable.



Control del correo electrónico



Identificar mensajes que requieren respuesta, detectar conversaciones pendientes y preparar un resumen de asuntos prioritarios.



Asistencia en la comunicación



Elaborar borradores de correos de seguimiento y respuesta a partir del contexto disponible, sujetos a aprobación antes de enviarlos.



Facturas recibidas en PDF



Extraer proveedor, número de factura, fecha, base imponible, impuestos, total y vencimiento cuando conste. Mostrar los datos para revisión y señalar campos incompletos o posibles duplicados.



Traspaso a Sage 50



Proponer un mecanismo compatible para incorporar los datos validados, mediante integración o importación admitida por la instalación existente, evitando transcripciones innecesarias.



Requisitos técnicos y de uso



Compatibilidad verificada con Sage 50: revisar versión, módulos, licencias y posibilidades reales de integración antes de presupuestar.



Conexión con el correo actual: comprobar el proveedor y las aplicaciones utilizadas.



Uso sencillo: ofrecer una vista clara de pendientes, avisos y documentos por revisar, evitando introducir datos en varios sitios.



Supervisión humana: solicitar aprobación para enviar comunicaciones y registrar información contable durante la fase inicial.



Control de errores: permitir revisar, corregir y conocer qué acciones se han realizado y cuáles han fallado.



Protección de la información: explicar dónde se procesan los datos, qué servicios externos intervienen y cómo se gestionan los accesos.



Mantenimiento reducido: minimizar desarrollos a medida y facilitar cambios sencillos en recordatorios, criterios y plantillas.



Implantación propuesta



Se solicita comenzar con un diagnóstico breve y un piloto acotado, eligiendo uno o dos procesos según el ahorro esperado, por ejemplo:



Correo y seguimientos: resumen de mensajes pendientes, recordatorios y borradores de respuesta.



Facturas PDF: extracción de datos, validación y prueba de incorporación a Sage 50.



Los avisos basados en patrones de compra podrán abordarse después, si el histórico disponible tiene suficiente calidad.



Contenido de la propuesta del proveedor



Herramientas recomendadas y función concreta de la IA y de las automatizaciones.



Compatibilidad con los sistemas existentes y limitaciones detectadas.



Alcance, duración y coste del piloto.



Inversión inicial y costes recurrentes desglosados: licencias, consumo de IA, conectores, soporte y mantenimiento.



Formación y acompañamiento para la persona responsable.



Indicadores para evaluar el resultado: tiempo ahorrado, pendientes atendidos y correcciones necesarias.



Posibilidad de ampliar la solución progresivamente.



Perfil del proveedor



Profesional o empresa con experiencia en automatización para pequeñas empresas, integración con Sage 50 y aplicación práctica de IA. Se valorará una propuesta proporcionada al volumen de trabajo y a la capacidad de inversión del negocio.



Importante: La conexión se realizará con las tres primeras empresas que muestren interés y tengan firmadas las tarifas del servicio "Secartys Conecta", aunque la oportunidad se mantendrá abierta hasta el viernes 30 de octubre, por si la empresa deseara recibir más propuestas.