Necesidad



La empresa utiliza actualmente un programa de facturación que no se adapta correctamente a sus necesidades y busca sustituirlo por una solución sencilla, estable y fácil de gestionar.



La nueva herramienta debe permitir centralizar la elaboración de presupuestos y facturas, así como disponer de una base de datos organizada de clientes. También se requiere revisar la posibilidad de recuperar y trasladar la información almacenada en el sistema actual.



Alcance esperado del servicio



El proveedor deberá:



Analizar brevemente la herramienta y el proceso de trabajo actuales.

Proponer una solución de facturación adecuada para una pequeña empresa de servicios.

Configurar la creación y gestión de presupuestos.

Permitir convertir presupuestos aceptados en facturas.

Gestionar facturas, cobros y estados pendientes.

Crear una base de datos centralizada de clientes.

Mantener el historial de presupuestos, facturas y servicios de cada cliente.

Facilitar el envío de presupuestos y facturas por correo electrónico.

Permitir la exportación de información para la gestoría.

Analizar y ejecutar la migración de los datos actuales, cuando sea viable.

Formar al equipo y ofrecer soporte durante la puesta en marcha.

Funcionalidades adicionales a valorar

Fichas de mascotas asociadas a cada cliente.

Registro del historial de servicios o estancias.

Calendario de reservas y disponibilidad.

Recordatorios de pagos, reservas o tareas.

Adjuntar documentación a las fichas de clientes.

Acceso desde ordenador, móvil o tableta.

Integración con la web, correo electrónico o herramientas contables.



Estas funcionalidades no son necesariamente imprescindibles en la primera fase, pero se valorará que la solución pueda incorporarlas posteriormente.



Requisitos clave



La solución deberá ser:



Sencilla e intuitiva.

Adecuada para una pequeña empresa de servicios.

Accesible desde diferentes dispositivos, preferiblemente en la nube.

Autogestionable por parte del equipo.

Adaptada a la normativa vigente de facturación.

Capaz de exportar y recuperar la información de la empresa.

Escalable para incorporar nuevas funciones.

Acompañada de formación, mantenimiento y soporte técnico.

Perfil del proveedor buscado



Se buscan proveedores con experiencia en:



Implantación de programas de facturación para pequeñas empresas.

CRM y gestión de bases de datos de clientes.

Migración de clientes, presupuestos y facturas.

Soluciones para empresas de servicios o negocios con reservas.

Formación y acompañamiento a usuarios con conocimientos digitales básicos.

Soporte técnico y mantenimiento continuado.

Resultado esperado



La empresa quiere sustituir el programa actual por una solución fiable que le permita gestionar presupuestos, facturas y clientes desde un único entorno, reduciendo tareas manuales y mejorando el acceso a la información.



Importante: La conexión se realizará con las tres primeras empresas que muestren interés y tengan firmadas las tarifas del servicio "Secartys Conecta", aunque la oportunidad se mantendrá abierta hasta el viernes, 04 de Agosto, por si la empresa deseara recibir más propuestas.