Actualmente, parte de la información se obtiene con retraso y se gestiona mediante sistemas y procedimientos que dificultan:



Realizar previsiones de ingresos y gastos.

Conocer la situación real de la empresa en cada momento.

Analizar la evolución de la facturación.

Controlar costes y rentabilidad.

Preparar precios y presupuestos con mayor precisión.

Tomar decisiones basadas en datos.

Reducir tareas administrativas repetitivas.



Además, la empresa recibe documentación técnica y económica en PDF y necesita automatizar la extracción de partidas y datos para incorporarlos a sus propias plantillas de Excel.



Alcance esperado del servicio



El proveedor deberá poder:



Analizar los procesos administrativos, económicos y operativos actuales.

Identificar la información que se encuentra dispersa entre Excel, documentos, carpetas y otras herramientas.

Proponer una solución ERP, modular o equivalente para centralizar la gestión.

Mejorar el control de presupuestos, ingresos, gastos, costes y rentabilidad.

Facilitar cuadros de mando e indicadores actualizados para dirección.

Automatizar tareas administrativas y documentales.

Diseñar una solución para extraer información de archivos PDF y trasladarla a plantillas estructuradas de Excel.

Valorar el uso de OCR e inteligencia artificial para reconocer partidas, conceptos, unidades, cantidades y precios.

Formar al equipo y acompañar la implantación durante el relevo generacional.

Requisitos clave



La solución deberá:



Ser sencilla y asumible para una pequeña empresa.

Implantarse progresivamente, sin interrumpir la actividad.

Adaptarse al trabajo por presupuestos, proyectos u obras.

Permitir consultar datos económicos y operativos actualizados.

Reducir la introducción manual y duplicada de información.

Mantener revisión humana en la extracción de datos desde documentos.

Garantizar la propiedad, seguridad y disponibilidad de los datos.

Poder ampliarse conforme avance la digitalización de la empresa.

Perfil de proveedor buscado



Se valorarán proveedores con experiencia en:



Digitalización de pymes familiares.

ERP y sistemas de gestión para construcción, rehabilitación o empresas que trabajan por obra.

Control económico, presupuestario y de rentabilidad.

Automatización documental, OCR e inteligencia artificial.

Extracción de datos de PDF y generación o actualización de archivos Excel.

Implantación por fases, formación y gestión del cambio.

Proyectos vinculados a relevos generacionales.

Resultado esperado



La empresa quiere disponer de una hoja de ruta y una solución tecnológica que le permita centralizar la información, conocer mejor su situación económica, automatizar tareas repetitivas y tomar decisiones con datos actualizados.



También espera reducir significativamente el tiempo dedicado a transformar manualmente mediciones, presupuestos u otros documentos PDF en sus plantillas internas de trabajo.