La empresa dispone de un ERP para gestionar parte de su actividad, pero una cantidad importante de documentos se almacena fuera del sistema, en un servidor compartido con carpetas creadas según el criterio de cada usuario.



La estructura actual dificulta la localización de la información, genera riesgo de duplicidades y hace que el acceso a los documentos dependa del conocimiento individual de cada trabajador.



La empresa necesita definir un modelo documental común y valorar la implantación de una solución que permita organizar, clasificar, localizar y gestionar la documentación de forma eficiente.



Puntos clave que debe cubrir el servicio

Diagnóstico de la estructura documental y del servidor actual.

Inventario de carpetas, tipos de documentos y fuentes de información.

Identificación de duplicidades, documentación obsoleta y riesgos.

Definición de una estructura común por departamentos, clientes, proveedores, pedidos, proyectos u otros criterios.

Propuesta de etiquetas, metadatos y sistemas avanzados de búsqueda.

Definición de criterios de nomenclatura, versiones y conservación documental.

Configuración de permisos y niveles de acceso por usuario o departamento.

Análisis de qué documentación debe permanecer en el ERP y cuál debe gestionarse mediante otra solución.

Recomendación de una herramienta de gestión documental adecuada.

Posible integración con el ERP y otras aplicaciones corporativas.

Plan de limpieza, migración y reorganización de los documentos existentes.

Formación a los usuarios y elaboración de normas básicas de uso.

Propuesta de gobernanza y mantenimiento futuro del sistema documental.

Perfil de proveedor buscado



Se valorarán proveedores con experiencia en:



Gestión documental y gobierno de la información.

Implantación de gestores documentales, SharePoint, Microsoft 365 o soluciones equivalentes.

Integración con sistemas ERP.

Organización de información en empresas industriales.

Gestión de permisos, seguridad, trazabilidad y control de versiones.

Migración de servidores de archivos a entornos documentales estructurados.

Resultado esperado



La empresa quiere disponer de una estructura documental clara, compartida y sostenible, que permita encontrar la información rápidamente, reducir duplicidades, mejorar la colaboración entre departamentos y disminuir la dependencia del conocimiento individual de los trabajadores.



A las empresas interesadas se les conectará con la empresa demandante y podrán recibir una descripción funcional más detallada para valorar el alcance del proyecto y preparar una propuesta.



Importante: La conexión se realizará con las tres primeras empresas que muestren interés y tengan firmadas las tarifas del servicio "Secartys Conecta", aunque la oportunidad se mantendrá abierta hasta el viernes, 10 de julio, por si la empresa deseara recibir más propuestas.